TRUCOS WINDOWS (11)

ARRANQUE AUTOMÁTICO DE UNIDAD.

Podemos pedirle a Windows que cada vez que introduzcamos un CD, DVD, PenDrive, etc. en el ordenador realice automáticamente una tarea y, por ejemplo, lo abra, lo reproduzca, lo copie, o no haga nada entre otras posibles acciones.

Si vamos a la unidad en cuestión y abrimos el menú contextual y en él la ventana de las propiedades, podemos leer en la 2ª Pestaña “reproducción automática”. Pulsamos en ella y la abrimos.

Bien, empecemos por arriba y sigamos un orden:

1- En el desplegable elegimos el tipo de archivo (tipo de contenido): Archivos de música, imágenes, archivos de vídeo, contenido mixto, ...

2- Ahora elegimos la acción que queremos que Windows realice cada vez que introduzcamos la unidad y reconozca ese tipo de contenido.

Dependiendo del tipo de unidad (CD, DVD, Lector de tarjetas, PenDrive) la oferta será diferente pero básicamente nos deja elegir entre ABRIR CARPETA PARA VER ARCHIVOS, COPIAR, y NO REALIZAR NINGUNA ACCIÓN. También nos deja en otros casos reproducir, imprimir, ver diapositivas, ...

3- Si queremos, dentro de las acciones, nos da la opción de “Preguntarme siempre que elija una acción”. Si seleccionamos este botón se abrirá la ventana de forma automática cada vez que pinchemos el PenDrive o metamos un CD/DVD en la bandeja para que elijamos en ese momento.

TRUCO WORD (15)

Evitar la separación de palabras al cambiar de línea.

Cuando escribimos en Word y se acaba la línea el programa automáticamente salta a la siguiente. No nos solemos fijar, y en la mayoría de los casos no tiene importancia que al alinear el texto una palabra quede cortada o dos palabras separadas.

Bueno, tanto rollo ¿para qué?

En ocasiones hay palabras que no nos interesa que se muestren separadas por una razón u otra. Por ejemplo, si forman un todo como en “Plan de Formación”, o se trata de una fecha, o no queremos separar el artículo del nombre como en “La Celestina”, o en las abreviaturas con un punto al final de la primera y mayúscula en la segunda como en el caso de “Mod. A”. O por la razón que sea, si vemos que peligra la comprensión del texto o molesta visualmente el resultado de la edición del párrafo.

Lo que tenemos que hacer, si queremos que dos palabras no se separen, es pulsar las teclas “Ctrl” + “Mayúscula” (no el bloqueo de mayúsculas sino la de la flecha que apunta hacia arriba) justo antes de pulsar la barra espaciadora del teclado para separar la primera de la segunda.

Aparentemente el resultado es el mismo que si no hacemos nada: las dos palabras aparecen separadas por un espacio en blanco. Pero si pulsamos en el icono de “Mostrar y ocultar” de la Barra Estándar veremos que las palabras están separadas por un pequeño circulito en vez de por un punto.

Si el texto se alarga y desborda la línea y Word tiene que crear otra para que sigamos escribiendo jamás separará las palabras dejándolas una en cada línea.

No creo que lo vayamos a utilizar todos los días pero si hace falta está bien saberlo. Y si se sabe seguro que alguna vez lo usaremos.

TRUCOS WINDOWS (10)

Selección múltiple en la barra de tareas.

En la medida que vamos abriendo carpetas, programas o archivos se van acumulando las miniaturas en la Barra de Tareas. Cuantos mas abrimos mas pequeñas son hasta que no caben y Windows los agrupa por “familias”, por ejemplo todos los de Word o todas las carpetas, con un desplegable a la derecha para poder abrir todo su contenido. En este caso el menú contextual nos permite visualizar el grupo en cascada o mosaico horizontal y vertical, minimizarlos todos o cerrar el grupo.

Si no tenemos muchos y se ven e incluso se leen (por eso, entre otras cosas, es bueno ponerle nombre a los archivos desde el principio) el menú contextual solo nos permite restaurar o cambiar el tamaño y cerrar el archivo.

Si queremos cerrar todo un grupo o elegir algunos y cerrarlos a la vez tendremos que recurrir a la tecla “Ctrl.” para seleccionar consecutivamente los deseados y poder cerrar el grupo. El grupo puede estar formado por archivos y carpetas de diferentes procedencias. Al quedar seleccionados los veremos en un color más oscuro, el mismo que Windows emplea para diferenciar el archivo activo (en el que estamos trabajando) del resto.

TRUCOS WORD (14)

Copiar el formato de un texto y pegarlo sin interrupción las veces que queramos:

En la Formación hemos hablado de los atajos de teclado para, por ejemplo, copiar y pegar; del pegado especial (dentro del menú EDICIÓN) para, entre otras tareas, traer a Word texto de la Wikipedia sin Hipervínculos; del pegado especial para copiar el formato...

La verdad, esto último es muy práctico, no necesitamos recordar qué tamaño ni tipo de fuente, color y estilos hemos empleado en un texto para aplicárselo a otro. Ni tan siquiera buscarlo en el panel de tareas o en la barra de menú.

Repito cómo hacerlo:

1. Seleccionamos el texto del que queremos copiar el formato.
2. Clicamos en el icono de la BARRA ESTÁNDAR con forma de brocha (COPIAR FORMATO) y se queda seleccionado.
3.  El cursor cambia de aspecto y ahora no tenemos mas que seleccionar el texto al que le queremos aplicar el formato copiado.

 Hasta ahora nada nuevo, pero cuando tenemos un texto extenso y queremos poner todos los títulos de los capítulos con el mismo estilo, o tenemos apartados y subapartados y cada uno es diferente, y son muchos y queremos darle un aspecto coherente al documento sin volvernos locos, ¿Qué hacemos?. ¿Repetir una y otra vez el mismo procedimiento?.

Para todo hay solución:

Si cuando seleccionamos “la brocha” lo hacemos con doble clic, esta se queda seleccionada de forma permanente. Y el estilo copiado se puede pegar una y mil veces a lo largo de todo el documento. Para acabar no tenemos mas que pulsar de nuevo en el icono de COPIAR FORMATO, o en la tecla de “Esc”. Podemos proceder ahora a la copia de un nuevo formato o estilo.

TRUCOS WORD (13)

Reducir el tamaño del documento:

Cuando mandamos a la impresora un documento de Word podemos descubrir con mas o menos asombro que hay una hoja en blanco al final, o que en la última hoja apenas hay dos renglones escritos y el resto del papel está en blanco. El asombro siempre es mayor cuando no nos hemos fijado a que impresora mandamos el documento y esperamos con resignación a que salgan los papeles por la que se encuentra a nuestros pies..., pero de eso ya he hablado en múltiples ocasiones en la Formación y creé en su momento un tutorial. Imagino que cada vez pasará menos, aunque siempre se amontonan en una u otras impresoras los trabajos perdidos.

Se juntan, por un lado, el ahorro de papel y, por otro, cuestiones visuales y estéticas.

Para evitar el último papel en blanco nos tenemos que asegurar de que no hay párrafos, saltos de página o cualquier elemento invisible detrás de las líneas de texto.

Si pulsamos en el icono de MOSTRAR Y OCULTAR que se encuentra en la barra Estándar se hacen visibles y los podemos eliminar seleccionándolos y pulsando en “Supr.”.

Si lo que ocurre es que queremos reducir el tamaño del documento para evitar que en la última hoja aparezcan unas pocas líneas de texto y el resto en blanco tenemos que ir al menú: ARCHIVO--- VISTA PRELIMINAR y en la nueva ventana que se abre pulsar sobre el icono de REDUCIR HASTA AJUSTAR.

Lo que el programa hace es darle al cuerpo de la letra un tamaño ligeramente inferior al que tiene. Por ejemplo de 12 pasa a 11,5 para que, sin que apenas se aprecie, el texto entre en una hoja menos.

Si con todo esto seguís teniendo el problema me lo hacéis saber y seguro que lo solucionamos.

TRUCOS WINDOWS (9)

Asociar a una extensión o tipo de archivo un programa para que lo abra.

En su momento, cuando llegaron los INVES nuevos, algunos no pudisteis abrir las imágenes que traíais de casa y que, allí, tan bien veíais. Os decía el mensaje de alerta algo parecido a esto: “que no se encontraba el programa para abrir los archivos o que el archivo era desconocido”, ¡Y era un jpg de toda la vida !. Fue entonces cuando, tanto en la Formación como en el Blog, deshice el entuerto.

Era tan sencillo como asociar un programa (Visor de imágenes y fax de Windows) a un tipo de archivos (jpg).

Con la a parición del navegador “Chrome” compartiendo la parrilla de salida a la hora de abrir una página Web con el “Explorer” está pasando lo mismo. Si uno está marcado como predeterminado es el que la abrirá y si queremos que sea el otro tenemos que hacer lo mismo que en el caso de las imágenes jpg.

Por lo tanto a mismos problemas idénticas soluciones. Y no está de más repetir.

Lo que hay que hacer en estos casos es, con el botón derecho sobre el archivo en cuestión, elegir en el menú emergente ABRIR CON—ELEGIR PROGRAMA.

Una vez abierta la ventana elegimos de la lista el programa para asociarlo al archivo, es decir, para que sea el que lo abre, y marcamos la casilla de verificación UTILIZAR SIEMPRE EL PROGRAMA SELECCIONADO PARA ABRIR ESTE TIPO DE ARCHIVOS.

No es mas que esto. Probablemente para la mayoría una información innecesaria. Pero las cosas se olvidan y en ocasiones (cuando estamos un poco “peces” con los PCs) no se asocia un problema, para el que tenemos solución, con otro parecido y se le aplica la misma medicina.

TRUCOS WORD (12)

Insertar una imagen en varias páginas del documento:

Este truco nos puede servir cuando, a modo de Logotipo, queremos incluir en el documento una imagen repetida una y otra vez. En cualquier parte del documento, no en el encabezamiento o pie de página. O si una gráfica se repite y no queremos buscarla en el ordenador e insertarla cada vez. Es rápido y cómodo.

El autotexto tiene su propia barra de herramientas: VER—BARRA DE HERRAMIENTAS—AUTOTEXTO.

Como la misma palabra indica el autotexto es texto.

Entonces ¿Cómo podemos insertar imágenes con este procedimiento?. Muy sencillo, incluyéndolas en un cuadro de texto.

Estos son los pasos a seguir:

1. - Insertar un cuadro de texto en el lugar que queramos del documento.
2. - Insertar dentro del cuadro la imagen que queremos repetir en las distintas páginas del documento.  
3. - Con botón derecho ORDENAR—DETRÁS DEL TEXTO o ENVIAR ATRÁS el cuadro con su imagen.  
4. - Seleccionamos la imagen y creamos un autotexto: INSERTAR—AUTOTEXTO – NUEVO. Le asignamos un nombre para reconocerlo y poder dar la orden de que se repita. 
5. - Vamos a las páginas en las que queremos repetir la imagen y escribimos el nombre asignado al autotexto. Si pulsamos ENTER o F3 Word nos insertará la imagen. 

Como de costumbre lo veremos en las Jornadas de Formación pero quien no asista y tenga alguna duda o no le funcione el truco sabe dónde encontrarme.

TRUCOS WORD (11)

TRABAJO COLABORATIVO EN WORD:

Teniendo Google Docs para poder compartir un documento o trabajar de forma asíncrona en el y colaborar, dentro de un grupo de trabajo, en la elaboración de un material pudiendo volcar las distintas aportaciones y manteniendo las versiones creadas previamente ¿para qué vamos a utilizar Word?.

Si trabajamos en una red tipo Premia y sin la necesidad de una conexión a Internet, Word nos ofrece unas herramientas de trabajo dentro de su menú que no debemos despreciar:

La primera está en ARCHIVO—VERSIONES. Nos abre una ventana donde podemos guardar la versión apuntando una serie de notas sobre ella y registrando el usuario que la ha guardado y la fecha. También nos permite “Guardar una versión automáticamente al cerrar”.

Pero si lo que queremos es que los demás aporten comentarios en nuestro trabajo pero sin que puedan modificar el documento tenemos que recurrir a HERRAMIENTAS—PROTEGER DOCUMENTO... En la barra de herramientas que se abre hay que (en las restricciones de edición) activar la casilla de verificación y elegir “Comentarios”. Es recomendable poner una contraseña. En el apartado 3. Comenzar a respetar hay que pulsar con el ratón para que se abra la ventana y poder escribir la contraseña.

La primera herramienta, versiones, es mas propia de un trabajo entre “iguales”, por ejemplo entre miembros de un Dpto. redactando un escrito para que se tenga en cuenta una asignatura dentro de una modalidad de Bachillerato, o todo un Claustro aportando ideas, ejercicios, actividades para la elaboración de un material.

La segunda, proteger el documento, nos permite que, por ejemplo, los alumnos escriban opiniones, den respuestas, aporten comentarios pero sin que se pueda modificar-editar el archivo.

De todos modos para eso está la imaginación. Estoy seguro de que cada uno le encontrará una utilidad e incluso alguno ninguna.

TRUCOS WORD (10)

FONDO AZUL Y TEXTO BLANCO.

Cuando tenemos que estar mucho tiempo trabajando en Word, la letra es pequeña , el fondo blanco muy luminoso nos quema el ojo, el documento es extenso y hay que mover de arriba abajo todo el rato el documento acabamos con fatiga visual.

Con un buen monitor bien calibrado el daño se minimiza y si disponemos de diferentes perfiles (cine, Internet, texto, personalizado,...) podemos, en cada caso según la actividad que realizamos, elegir el más conveniente. Debemos tener en cuenta principios de Ergonomía y sobre todo principios de realidad:

limitar el tiempo ante el monitor y realizar paradas periódicas, colocar bien el monitor, mantener una posición y distancia cómodas,...

En Word tenemos la posibilidad de poner la pantalla de color azul y el texto en blanco.

¿Cómo hacerlo?:

Hay que seguir este recorrido por el menú:

HERRAMIENTAS—OPCIONES—en la pestaña “GENERAL” verificar la casilla de “Fondo azul, texto blanco” y ACEPTAR.

TRUCOS WINDOWS (8)

COMPRIMIR-DESCOMPRIMIR.

He vendido en otras ocasiones las excelencias del programa 7Zip y sigo pensando lo mismo. Pero en ocasiones nos podemos servir del propio Windows para realizar tareas de compresión-descompresión si no tenemos el 7Zip a mano. De todos modos no se pueden comparar, ni el servicio de Windows puede sustituir a ningún programa compresor.

Si lo que queremos es comprimir un archivo o carpeta hay que seleccionar el elemento a comprimir y con el botón derecho del ratón abrir el menú contextual y elegir ENVIAR A – CARPETA COMPRIMIDA (EN ZIP).

Para poder ver el contenido de una carpeta comprimida tenemos que, después de seleccionarla, en el menú contextual elegir ABRIR CON – CARPETA COMPRIMIDA (EN ZIP). En algunos casos es necesario extraer todo el contenido de la carpeta para poder realizar algunas operaciones, pero para ver una imagen o saber qué contiene la carpeta es suficiente. Hacer doble clic sobre la carpeta comprimida es suficiente para abrirla.

Si queremos extraer o descomprimir la carpeta, de nuevo con botón derecho y desde el menú contextual, tenemos que elegir EXTRAER TODO…y se abrirá un asistente en el que pulsaremos SIGUIENTE – SIGUIENTE – FINALIZAR.

Windows comprime cualquier archivo de forma automática cuando lo incluimos en una carpeta comprimida. Si la tenemos creada previamente no tenemos mas que arrastrar el archivo a la carpeta. Para crearla en cualquier parte del directorio elegimos NUEVO – CARPETA COMPRIMIDA (EN ZIP) en el menú contextual.

TRUCOS WINDOWS (7)

AHORRAR ESPACIO EN DISCO.

Dentro de las propiedades de las distintas unidades de nuestro ordenador, en la pestaña General, Windows nos muestra el espacio utilizado, el espacio libre, el sistema de archivos, etc, y en la parte inferior de la ventana podemos activar la casilla de verificación para poder “Comprimir contenido para ahorrar espacio en disco”.

Si pulsamos en el botón “Liberar espacio en disco”, operación que es recomendable hacer de vez en cuando, nos abre una ventana para poder elegir entre una serie de acciones. Entre ellas está la de “Comprimir archivos antiguos”.

De esta forma reducimos el espacio que ocupan los archivos y, lógicamente, aumentamos la capacidad de nuestros discos o particiones para aumentar su operatividad.

Para acceder a las propiedades el camino mas corto es ir a MI PC y con el botón derecho del ratón sobre la unidad seleccionada elegimos de la lista la opción Propiedades.

Si queremos hacer lo mismo pero no con el contenido de toda una unidad sino con una carpeta concreta abrimos las Propiedades (en el menú contextual) y pulsamos en el botón Opciones avanzadas y activamos la casilla Comprimir contenido para ahorrar espacio en disco.

TRUCOS WORD (9)

Escribir texto en Word de forma automática:

Este truco lo empleamos sobre todo en las Jornadas de Formación cuando necesitamos un documento extenso para hacer alguna práctica y no tener que estar escribiendo y copio y pego hasta conseguir que se llenen un par de páginas.

Nos puede servir en otras ocasiones que queramos crear estilos o una plantilla nueva y ver como quedaría con determinada fuente a este u otro tamaño un texto antes de hacerlo. Se puede, posteriormente, con “Ctrl+E” seleccionar todo y borrarlo.

El texto que Word escribe es:

El veloz murciélago hindú comía feliz cardillo y kiwi.

Se trata del texto que se muestra al abrir cada una de las fuentes instaladas en Windows. En otra entrada, ¡recordad!, enseñaba como instalar fuentes nuevas.

El truco en sí es muy sencillo. Es suficiente escribir en documento en blanco lo siguiente:

=rand(x,y) y pulsar "Enter".

 

En lugar de X ponemos un número cualquiera y en lugar de Y ponemos otro. Y ya está.

El primer número (X) introduce la cantidad de párrafos y el segundo (Y) el número de frases en cada párrafo.

DOS SOLUCIONES A UN INCONVENIENTE.

La ventaja de utilizar programas portables es clara: se pueden transportar, por lo tanto, no tienen que estar instalados en el ordenador. Pero esto tiene un inconveniente: los archivos que se abren con un programa portable el Sistema Operativo no los reconoce automáticamente y aparecerán como archivos “desconocidos” con el icono (la imagen) que muestro en esta entrada.

En realidad lo que ocurre es que Windows no tiene asociado ningún programa a esa extensión de archivo.

En el caso del programa para comprimir-descomprimir “7Zip”, cuando tenemos un archivo .zip, .rar, etc, los pasos son largos porque hay que buscar el programa, abrirlo, una vez dentro en su explorador de archivos buscarlo de nuevo y al final Extraer.

Ofrezco dos soluciones para hacer el proceso menos arduo.

TRUCOS WINDOWS (6)

¡Estás cansado de cerrar ventanas para poder llegar hasta el escritorio.!

¿Has descubierto ya que con el botón derecho sobre la Barra de Tareas puedes, en el menú contextual, pulsar en “Mostrar el escritorio”?

Puedes llegar mas lejos y mostrar en la misma Barra de Tareas una serie de iconos para acceder de forma rápida y sencilla a los programas que tu elijas, y entre ellos, por sistema, aparecerán el Explorer, el reproductor Windows Media Placer y el Escritorio.

¿Cómo hacerlo?

Pulsando el botón derecho sobre la Barra de Tareas se nos abre un menú y elegimos “Barras de herramientas”. En el submenú elegiremos “Inicio rápido” y aparecerán los mencionados 3 iconos.

Siempre que tengamos desbloqueada la Barra de Tareas (se hace también con botón derecho) podremos arrastrar accesos directos, desde el escritorio u otras ubicaciones, a dicha Barra. Es realmente cómodo y práctico. Es recomendable, al final del proceso, volver a bloquearla para que nada se mueva de sitio.

TRUCOS WINDOWS (5)

Para poder hacer uso de las ventajas de EcoFont (que hemos visto en una entrada anterior) tenemos que descargar la fuente “Ecofont Vera Sans (True Type)” desde la página oficial y posteriormente instalarla.

Para que una Fuente esté disponible en todos los programas que usamos, como por ejemplo Word, tiene que estar instalada en el sistema operativo.

Windows tiene una carpeta que se llama “Fonts” en la que guarda todas las Fuentes. Cuando a un texto seleccionado en Word le queremos cambiar el tipo de texto de, por ejemplo, Times a Arial, Word tiene que recurrir a esa carpeta para buscar los archivos de extensión “.ttf” e intercambiarlos.

La forma mas sencilla de instalar una nueva fuente en Windows es ir al PANEL DE CONTROL que se encuentra en INICIO—CONFIGURACIÓN si no aparece directamente en INICIO. Dentro encontraremos la carpeta FUENTES, la abrimos y pegamos la fuente que hemos descargado previamente.

TRUCOS WORD (8)

Añadir recortes.

Si empleamos la combinación de teclas “Ctrl.+F3” sobre un texto seleccionado Word lo recortará y podremos ir añadiendo tantos recortes como deseemos siempre y cuando repitamos la misma combinación.

Cuando ya hemos recortado todo lo que necesitamos podemos pegarlo en el mismo u otro documento empleando, esta vez, la combinación de teclas “Ctrl.+Mayús.+F3”.

En este caso Word también lo hace en forma de columna, un elemento debajo del otro, y en el mismo orden que hemos seguido al hacer los recortes.

TRUCOS WORD (7)

Seleccionar elementos no consecutivos.

Sabemos que en Windows la tecla “Ctrl.” se emplea para añadir elementos a la selección que estamos realizando. En Word pasa lo mismo, si seleccionamos el primer elemento, como una celda de una tabla o un párrafo, y mantenemos presionada la tecla “Ctrl.”, podremos seleccionar consecutivamente cualquier otro elemento adicional que deseemos.

La suma de selecciones se puede, posteriormente, copiar y pegar. Word lo hace en forma de columna, no muestra los elementos alineados.

TRUCOS WORD (6)

Extender selección. en Word.

Para activar el modo extendido hay que presionar la tecla F8.

A partir de donde tengamos colocado el cursor, si queremos seleccionar el carácter mas cercano, después de F8 tenemos que presionar las flechas de dirección (izquierda o derecha).

Para aumentar la selección pulsaremos de nuevo la tecla F8; una vez para seleccionar la primera palabra, dos para seleccionar hasta el primer punto, tres el párrafo, y una más para seleccionar el documento entero.

Pero si nos hemos pasado y necesitamos reducir la selección no nos queda mas remedio que utilizar la combinación “MAYÚS+F8”.

Para desactivar el modo extendido, como en otros casos y programas, recurrimos a “Esc”.

De esta forma se facilita la selección de texto en Word, sobre todo en documentos extensos, y si nos apoyamos en el resto de combinaciones de teclas que facilito mas adelante no nos volveremos locos arrastrando el cursor con el ratón mientras la selección se nos va de las manos para arriba y para debajo de forma descontrolada.

TRUCOS WINDOWS (4)

Las teclas "F" en Windows.

Alguno seguro que ya las conocéis. En las Jornadas de Formación las hemos mencionado.

Las teclas de Funciones “F”, situadas en la parte superior del teclado, son muy prácticas y merece la pena irlas memorizando poco a poco para trabajar de forma mas rápida y eficiente.

F1 – Abrir el menú de Ayuda.

F2 – Cambiar el nombre a un archivo.

F3 – Abrir el buscador de Windows.

F4 – Desplegar la barra de direcciones del Explorador.

F5 – Actualizar la ventana del Explorador. “Refresca” la información cuando realizamos algún cambio.
F6 – Desplazarnos entre los elementos de una ventana. Parecido a lo que hacemos con el Tabulador.
F10 – Seleccionar los menús de la barra superior. Nos podemos desplazar por ellos con las “flechas” del teclado por los diferentes menús.
F11 – Poner la ventana a pantalla completa.

TRUCOS EXCEL (1)

En las celdas de Excel, cuando escribimos texto, si pulsamos la tecla Enter automáticamente el programa nos selecciona la celda inferior para que sigamos introduciendo contenido.

Si queremos introducir un salto de línea en el texto sin que nos salgamos de la celda en la que estamos tenemos que pulsar la combinación de teclas: “Alt.”+ “Enter”.

Posteriormente ajustaremos las medidas de la celda, tanto el ancho como el alto, para ver correctamente las diferentes líneas de texto.